GDPR - KC system

Správce osobních údajů:

(dále jen „správce“)

tímto v souladu s čl. 12 GDPR informuje subjekty údajů o zpracování jejich osobních údajů a o jejich právech.

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

Identifikační údaje, kontaktní údaje, popisné údaje, transakční údaje, technické údaje o produktu.

Subjektem údajů je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají, konkrétně:

·         zaměstnanec správce

·         uchazeč o zaměstnání u správce

·         smluvní partner správce (fyzická osoba – podnikající, nepodnikající)

·         subjekt v předsmluvním vztahu se správcem (objednatel před akceptací objednávky, poptávající apod.)

·         účastník řízení

·         vedlejší účastník řízení

·         dotčená osoba, zúčastněná

·         žadatel

·         tazatel

·         plátce

·         příjemce

·         oprávněný

·         povinný

·         poškozený

Zpracování osobních údajů probíhá u správce :

·         výslovný souhlas subjektu,

·         plnění povinností v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení a sociální ochrany,

·         ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby v případě, že subjekt údajů není fyzicky nebo právně způsobilý udělit souhlas,

·         OÚ zjevně zveřejněných subjektem údajů,

·         určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo při jednání soudů,

·         významný veřejný zájem,

·         archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely.

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách, sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve vnitřních předpisech správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze smluv, oprávněných zájmů, tak i z příslušných právních předpisů.

1. V souladu se čl. 12 GDPR informuje     správce subjekt údajů o právu na přístup k osobním údajům a k     následujícím informacím:

·         účelu zpracování,

·         kategorii dotčených osobních údajů,

·         příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,

·         plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy,

·         veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů,

·         pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

2. Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce     nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v     rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v     rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na     účel jejich zpracování, může:

·         Požádat správce o vysvětlení.

·         Požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů.

·         Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný stav.

·         Nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů.

·         Subjekt údajů má právo obrátit se se svým podnětem na dozorový úřad přímo bez učinění předchozích kroků.

3. Správce poskytuje subjektům údajů     informace a sdělení stručným, transparentním, srozumitelným a snadno     přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových     prostředků. Informace a sdělení může SPRÁVCE subjektům údajů poskytovat     písemně, ve vhodných případech i elektronicky nebo ústně, pokud si ověří     totožnost příslušného subjektu údajů.
4. Správce je povinen na žádost subjektů     údajů o informace reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1     měsíce od obdržení takové žádosti. V odůvodněných případech může     správce tuto lhůtu prodloužit, nejdéle však o 2 měsíce. Správce o prodloužení     lhůty informuje subjekt údajů, a to také do 1 měsíce od obdržení žádosti     subjektu údajů a sdělí subjektu údajů důvody tohoto prodloužení.     V případě, že subjekt údajů podá žádost o informace a sdělení     elektronicky, SPRÁVCE mu je poskytne elektronicky, ledaže subjekt údajů     nepožádá o jiný způsob poskytnutí informací a sdělení, např. písemně.
5. Pokud subjekt údajů žádá správce o     přijetí určitých opatření (opravu jeho osobních údajů, jejich výmaz apod.)     a správce takové opatření nepřijme, informuje o tom subjekt údajů     neprodleně, nejpozději do 1 měsíce od žádosti o přijetí příslušného     opatření, a to včetně důvodů neprovedení těchto opatření a také informace     o možnosti subjektu údajů podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních     údajů, příp. se obrátit na soud.
6. Informace a sdělení poskytuje správce     subjektu údajů bezplatně. V případě, že subjekt údajů činí opakované     žádosti, nebo jsou tyto žádosti nedůvodné, či nepřiměřené, správce může     žádost subjektu údajů odmítnout anebo uložit přiměřený poplatek pokrývající     administrativní náklady spojené s poskytnutím informací a sdělení     nebo spojené s provedením požadovaných opatření. Správce musí být schopen     nedůvodnost či nepřiměřenost žádosti subjektu údajů doložit.
7. V případě, že správce získá osobní údaje přímo od subjektu     údajů, sdělí při jejich získání subjektu údajů následující informace:

a)       identifikační a kontaktní údaje správce a případného zástupce správce;

b)      účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování;

c)       oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce, či třetí osoby;

d)      případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů;

e)      případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci a existenci či neexistenci rozhodnutí Evropské komise, že tato třetí země nebo mezinárodní organizace poskytuje odpovídající ochranu osobním údajům, dále pak odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.

8. Pokud je to nezbytné pro zajištění spravedlivého a     transparentního zpracování, správce poskytne subjektu údajů i další     informace, zejména dobu zpracování osobních údajů, příp. kritéria pro její     stanovení, dále pak informace o právu subjektu údajů na opravu osobních     údajů, jejich výmaz apod.
9. V případě, že správce nezíská osobní údaje přímo od     subjektu údajů, sdělí při jejich získání subjektu údajů informace uvedené     v odst. 7 písm. a), b), d) a e), příp. i další informace dle odst. 8.
10. Správce informuje subjekt údajů o změně účelu zpracování     osobních údajů, kdykoliv k ní dojde.
11. Správce je povinen na požádání dát subjektu údajů potvrzení o     tom, zda správce osobní údaje, které se ho týkají, zpracovává, a pokud     ano, zajistit subjektu údajů přístup k těmto údajům a     k následujícím informacím:

a)       účely zpracování;

b)      kategorie dotčených osobních údajů;

c)       příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;

d)      plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;

e)      existence práva požadovat od SPRÁVCE opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;

f)        právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů;

g)       veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů.

12. Správce je v souladu s povinnostmi stanovenými     v odst. 11 povinen poskytnout subjektu údajů kopii zpracovávaných     osobních údajů. Za poskytnutí kopií dle předchozí věty může správce     účtovat přiměřený administrativní poplatek.
13. Správce má povinnost bez zbytečného odkladu opravit nepřesné     osobní údaje týkající se subjektu údajů, doplnit neúplné osobní údaje, a     to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
14. Správce má povinnost bez zbytečného odkladu vymazat osobní     údaje, týkající se subjektu údajů, pokud je naplněn jeden     z následujících důvodů:

a)       osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

b)      subjekt údajů odvolá souhlas, pokud byly osobní údaje zpracovávány na základě tohoto souhlasu, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;

c)       subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

d)      osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

e)      osobní údaje musí být vymazány za účelem splnění právní povinnosti stanovené právem Evropské unie nebo právním řádem České republiky.

15. V případě, že správce osobní údaje subjektu údajů     zveřejnil a je povinen je vymazat, musí správce přijmout (s ohledem na     dostupnou technologii a náklady) přiměřené kroky k tomu, aby     informovalo jiné správce osobních údajů, kteří tyto osobní údaje     zpracovávají, že je subjekt údajů žádá, aby vymazali veškeré odkazy na     tyto osobní údaje, jejich kopie i replikace.
16. Správce není povinen splnit povinnosti dle odst. 14 a 15,     pokud je zpracování osobních údajů pro něj nezbytné, např. pro splnění     právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování osobních údajů právem Evropské     unie nebo právním řádem České republiky, které se na správce vztahuje,     nebo pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků apod.
17. Správce je povinen omezit zpracování osobních údajů subjektu     údajů, pokud:

a)       subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;

b)      zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;

c)       správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

d)      subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle odst. 19 tohoto článku směrnice, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce pro zpracování převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

18. V případě, že správce omezil zpracování osobních údajů     dle předchozího odstavce, mohou být tyto osobní údaje zpracovávány pouze     se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby     právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby     nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého     členského státu Evropské unie.
19. Správce předem informuje subjekt údajů o zrušení omezení     zpracování osobních údajů dle odst. 17.
20. Správce je povinen oznámit jednotlivým příjemcům informaci o     všech opravách nebo výmazech osobních údajů, o omezení zpracování osobních     údajů, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje     nepřiměřené úsilí. Správce rovněž informuje subjekt údajů o těchto     příjemcích, pokud to subjekt údajů požaduje.
21. V případě, že subjekt údajů vznese námitku proti     zpracování osobních údajů Společenstvím vlastníků, které správce     zpracovává za účelem oprávněných zájmů správce, či třetí osoby, správce na     základě této námitky osobní údaje dále nezpracovává, ledaže prokáže     závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo     právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu     právních nároků. Správce musí subjekt údajů o tomto právu informovat, a to     nejpozději při první komunikaci se subjektem údajů.

je správce vždy povinen před zpracováním shora uvedených žádostí dostatečně ověřit identitu žadatele. Má-li správce pochybnosti o totožnosti žadatele, má právo si od žadatele vyžádat dodatečné informace nezbytné k potvrzení jeho totožnosti (čl. 12 odst 6 GDPR).

email: dub@kcsystem.cz

Prohlášení je veřejně přístupné na internetových stránkách správce www.kcsystem.cz